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解决Word排版过程中遇到的格式 行间距 章节编号 页眉页脚等问题

229人参与2019-01-17

上学时写毕业论文,逼得到处搜罗各种排版技能,那时word技能迅速达到了巅峰,后来毕业了就迅速遗忘了。没想到,上班之后和文档打交道频次就更多了,如,产品需求文档、解决方案输出、投标材料、项目申报等等,时不时还会遇上评选职称需要写个论文啥的,编辑还得要求排版规范。

若掌握了常用的word技能,就能够帮你节省许多时间,比如你可能遇到过以下问题:

1、每段空2字符,不是你敲击空格键

2、为什么复制粘贴的文字,行间距明明设置一样,但是看着就是不一样找不到原因

3、多个人协作合并的文档,格式调整累到爆

4、章节编号全是手动编写,新插入一个章节,又要重新搞起,至于图表编号更是想也不敢想

5、知道了设置页眉页脚,但是封面不需要页眉和页码,难不成新建一个文档单独搞一个封面,机智如我

无论什么文档,如果有固定的版面规范对后期的排版、多人协作都是有好处的,能够大大提升效率,事半功倍。本文拆分五步骤快速解决排版过程中遇到的常见问题。一起往下看。

1 . 定字体样式,批量调整

确定正文的字体、大小、间距,这操作非常常见。如果没有进行特殊设置,默认输入的文字按照正文样式进行排版,因此只需要对正文样式进行修改,就可以完成所有正文文字的修改,一劳永逸,而不是手动选择每段文字重复操作大小和首行缩进等,你累,鼠标比你还累!

正文样式修改:【开始】-【样式】-【正文】右击【修改】-【格式】,关于字体和段落的修改都在里面。

其中,字体可以对中文、英文进行分别自定义,但有时英文、数字还是默认中文字体样式,可采用全选文字,选择英文字体样式如times new roman,英文和数字就自动调整,中文样式不变。

段落经常要首行缩进2字符,是在【段落】-【特殊格式】-【首行缩进2字符】,不要再敲击空格键4次了(自己脑补画面)。

顺便梳理一下段落中缩进、段间距、行间距的区别(点击查看大图)。缩进非常容易理解与调整,搞清楚间距这个概念,当间距过大时,就知道是调整段间距还是行间距了。

2 . 定各级标题样式,自动编号

让不同文字呈现层级结构,只需要选中文字,选择【开始】-【样式】中标题1、标题2、标题3。问题是,如何自动实现一级标题1、2、3,二级标题1.1、1.2、1.3的编号?

在开始段落菜单栏找到【多级列表】-【定义新的列表样式】-【格式】-【编号】-【更多】点击要修改的级别1,将级别链接到样式【标题1】。同理,级别2-标题2,级别3-标题3,通常到5级标题就差不多完全够用了。

自动编号设置完成后,如何使用?选中文字,选择【样式】标题1、标题2,对应就是已经编好号的一级标题,二级标题了。

3 . 定框架,生成目录

一旦各级标题都确定了标题样式,那么生成目录是水到渠成的事情。如果没有将文字对应到标题1、2、3的样式,你的目录是不能自动生成的。【引用】-【目录】-选择手动目录or自动目录or自定义目录。

建议在浏览文章结构时,打开文档导航窗格,【视图】-【显示】-勾选【导航窗格】,好处多多:

更利于快速浏览与定位

多级标题修改,通过右击选择【升级】【降级】【删除】可快速完成修改,特别章节内容较多,手动删除麻烦,直接在导航窗格删除,轻松搞定。

鼠标拖动该级标题,实现整块内容迅速移动。

4 .  定页眉页脚,格式自定义

大家都知道页眉通常写项目名称or公司名称or公司logo,页脚肯定要编页码。那么你肯定遇到过这个问题:删除页眉后,如何去除困扰你许久的页眉上的横线?

方法一:选中横线设置【开始】-【字体】-【清除格式】 

方法二:选中横线设置【开始】-【段落】-【无框线】

注意:一定要先选中横线部分,不然不起作用。

领导说,封面怎么会有页码,去掉!目录要用罗马格式,正文从1开始用阿拉伯数字,要专业一点,赶紧改。。。。。。

首先,我们要知道分节符这个功能,分节符可让不同章节格式不同。

封面不要页码,目录用罗马编号:

第一步:分别在封面与目录、目录与正文之间插入分节符。【页面布局】-【分隔符】-【分节符】-【下一页】

如何查看分节符有没有插入成功?双击页眉或页脚,可以看到封面是第1节、目录是第2节、正文是第3节,说明分节成功。

第二步:双击目录的页脚,点击取消【链接到前一条页眉】,这一步很关键,如果不取消链接,封面与目录页码有无保持同步。那么无论在封面还是目录插入页码,将同时有页码。当删除封面页码时,目录页码也会同步随着消失。

第三步:在目录页脚位置插入页码,并设置页码格式。编号格式设置为罗马格式,起始页码为1,目录页码完成,此时看到封面没有页码。

正文从1开始用阿拉伯数字:这个就简单了,设置页码格式就行了。上图中【编号格式】选择为1,2,3...

这里补充说明一下分页符和分节符的区别。从字面就可以清晰的理解:

分页符

主要用于用户手动分页,比如标书中商务部分插入公司资质图片,希望每页一张图片,就采用插入分页符的方式,比手动回车到下一空白页更省时省力。通常word在到达页的结尾自动插入分页符。自动分页符不能够删除。自己插入的手动分页符可以删除,直接【backspace】or【delete】。

分节符

使用分节符是可以看成将文章划分为不同的部分,便于调整各个部分的格式如页眉页脚、纸张横版竖版。如果删除分节符,要注意页眉页脚的变化。删除分节符的方法直接在上一节末尾,按【delete】。

5 . 定图表编号,自动更新

有时候写材料为了支撑选题的重要性,需要到处搜罗图表趋势材料,绘制功能架构图等,导致插入图表过多,但又怕编号后有变动,带来的工作量巨大,因此直接放弃对图表的编号。统统以见下表、如下图所示的表示,这是一种偷懒的做法,并不鼓励,掌握了如何图表编号后自动更新的功能,你体现出的专业性也更多了一些,而且并没有浪费你许多时间。

第一步:建立规则  【引用】-【插入题注】-【新建标签】-输入【图1-】

第二步:自动插入图表编号 【引用】-【插入题注】-【确定】,不用新建标签,已完成自动编号。

至此完成图片自动编号,表格操作类似。接下来如何在文章中引用图表编号。

第三步:段落中引用图表编号 【引用】-【交叉引用】-选择【引用类型】图1-类别,可以看到相关图表编号,选择即可。

修改自动更新:当图表新增或者删除后,后面图表编号和引用位置不会同步更新。解决方法是:ctrl+a选中全文,按f9(更新域)完成编号自动更新。当引用图表删除后,引用位置出现【错误!未找到引用源】,可通过查找批量删除。

最后插一句,在阅读行业白皮书、分析报告经常看到文章最后有图表的附录,如果图表建立编号后,可轻松实现:【引用】-【插入表目录】搞定!

好了,以上便是为大家介绍的word高效排版中的常用技能,最主要的还得自己动动手去练习一下,纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。

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